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Das jährliche Mitarbeitergespräch II - Organisatorische und inhaltliche Vorbereitung

Über Ziel und Zweck des jährlichen Mitarbeitergesprächs haben Sie bereits im ersten Artikel zu diesem Thema gelesen. Nun sollen die wichtigsten Aspekte, die es bei der Vorbereitung zu berücksichtigen gilt, beleuchtet werden.
Die Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs lässt sich in zwei Blöcke unterteilen, den inhaltlichen und den organisatorischen

Inhaltliche Vorbereitung
Eine wichtige Voraussetzung hierbei ist, dass sich Führungskraft und Mitarbeiter gemeinsam die Verantwortung für die inhaltliche Vorbereitung übernehmen und sich unabhängig voneinander darauf vorbereiten.
Die Effizienz kann gesteigert werden, wenn sich die beiden Gesprächsparteien im Vorfeld möglichst genau darauf verständigen, wie die Vorbereitung erfolgen soll. Anregungen und mögliche Hilfestellungen können hier entsprechende Leitfäden bieten, welche die Beteiligten verwenden.
In solchen Leitfäden finden sich Stichworte zu Themen des Mitarbeitergesprächs, wie beispielsweise Ziele im zurückliegenden Zeitraum, erreichte Ergebnisse, Ziele des darauffolgenden Jahres, notwendige Personalentwicklungs-Maßnahmen etc.

Vorbereitung des Mitarbeiters
Der Mitarbeiter sieht sich im Rahmen seiner Vorbereitung zunächst mit der Frage konfrontiert, welches seine Schwerpunktziele und –aufgaben im zurückliegenden Arbeitsjahr waren und inwieweit er diese vollständig bzw. gut oder weniger gut erledigt hat. Genauso stehen bei der Auseinandersetzung mit dieser Frage Gründe für Erfolg oder mögliches Scheitern im Fokus. Auf der Grundlage der vorliegenden Ergebnisse, kann sich der Mitarbeiter auch Gedanken bezüglich seiner Stärken und seiner Verbesserungspotentiale in der fachlichen, methodischen und sozialen Kompetenz machen.
Eine weitere Frage mit der sich der Mitarbeiter beschäftigen kann, bezieht sich auf seine beruflichen Interessen, sprich, ob es im bestehenden Unternehmen andere Tätigkeiten gibt, denen er nachgehen möchte. Die aktuelle Situation gilt als Ausgangslage für die weitere berufliche Zukunft und somit ist die Auseinandersetzung mit der Frage, welches eventuelle langfristige Ziele sein könnten und wie sich der Mitarbeiter seine Zukunft im Unternehmen vorstellt durchaus angebracht. In Zusammenhang mit diesem Thema sollte in der Vorbereitung auch über eventuelle Weiterbildungsmaßnahmen nachgedacht werden.
Weitere Fragen in der Vorbereitung sollten sich darauf beziehen, ob und inwieweit vorgegebene Arbeitsziele vom Vorgesetzten ausreichend transparent gemacht wurden und ob die Zusammenhänge mit übergeordneten Zielen für den Mitarbeiter erkennbar waren. An dieser Stelle sollte sich der Mitarbeiter die prinzipielle Frage stellen, ob der Informationsfluss ausreichend und regelmäßig ist?
Der Mitarbeiter sollte sich in der Vorbereitung Gedanken machen und im Gespräch auch begründen können, welches aus seiner Sicht die Schwerpunktziele und -aufgaben für das bevorstehende Tätigkeitsjahr sind.

Vorbereitung des Vorgesetzten
Der Vorgesetzte setzt sich im Rahmen der Vorbereitung mit denselben Fragen und Themen auseinander wie der Mitarbeiter. Also geht es in einem ersten Moment um Schwerpunktziele und -aufgaben des Mitarbeiters im zurückliegenden Jahr waren und um den qualitativen und quantitativen Erreichungsgrad derselben.
Daraus ergibt sich wiederum eine mögliche Frage zur Gesamtbewertung der erzielten Ergebnisse und den Ursachen, warum bestimmte Arbeiten gut, andere hingegen weniger gut erledigt worden sind.
Kann die Führungskraft aus der Beantwortung dieser Frage bestimmte Eignungsschwerpunkte des Mitarbeiter oder Verbesserungsvorschläge ableiten?
Genauso kann sich die Führungskraft die Frage stellen, inwieweit ihr persönliches Führungsverhalten Auswirkungen auf das Arbeitsverhalten und die Arbeitsergebnisse des Mitarbeiters haben?
Die Folgerung daraus kann in einem nächsten Schritt der Vorbereitung Raum für mögliche Konsequenzen und zukünftige Maßnahmen schaffen. Die Einschätzung und Bewertung der bestehenden Arbeitsergebnisse, können der Führungskraft auch zeigen, welche Aufgaben des vergangenen Jahres den Interessen und der Qualifikation des Mitarbeiters am meisten gerecht wurden.
Daraus kann sich wiederum die Frage ergeben, ob der betreffende Mitarbeiter in seiner aktuellen Position bzw. mit seinen gegenwärtigen Aufgaben richtig eingesetzt wird, oder ob alternative Einsätze denkbar und sinnvoll sein könnten?
Im Zuge der Auseinandersetzung mit der Qualifikation des Mitarbeiters, kann sich die Führungskraft bereits Gedanken darüber machen, welche Personalentwicklungsmaßnahmen die Fähigkeiten und Kenntnisse des Mitarbeiters erweitern könnten, bzw. was der Mitarbeiter selbst dazu beitragen kann, um sich weiter zu qualifizieren.
Die Führungskraft sollte im Rahmen dieser Vorbereitung Informationen sammeln zu bevorstehenden Aufgaben und Antworten auf Fragen finden, welche die längerfristigen Ziele, deren Wichtigkeit für die Organisation und den Mitarbeiter betreffen.

Organisatorische Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs
Zur organisatorischen Vorbereitung zählen wir die Planung des Termins, die Planung des Zeitrahmens und die Planung des Ortes.
Planung des Termins
Die Einladung zum Mitarbeitergespräch kommt von der Führungskraft und sollte möglichst einige Wochen vor dem geplanten Termin mitgeteilt werden. Dies aus dem einfachen Grund, dass beide Parteien über ausreichend Zeit für die inhaltliche Vorbereitung verfügen. Unvorbereitete oder schlecht vorbereitete Mitarbeitergespräche schaden mehr als sie nützen.
Planung des Zeitrahmens
Zur eigentlichen Dauer des Gesprächs gibt es keine genauen Vorgaben. Hier sollte die Führungskraft im Vorfeld wissen, was mit dem bevorstehenden Gespräch erreicht werden soll und den entsprechenden Zeitrahmen einplanen. Sehr wichtig ist hierbei, dass die Zeit zum einen ausreicht, um losgelöst von der Alltagshektik über Leistung, Stärken, Schwächen und Ziele zu sprechen, zum anderen sollte das Gespräch mit einem für beide Seiten akzeptablen Ergebnis enden.
Ort und Gesprächsatmosphäre
Häufig werden die Mitarbeitergespräche im Büro des Vorgesetzten durchgeführt. Jedoch sollte sich die Führungskraft nicht hinter ihrem Schreibtisch verschanzen, sondern sich gemeinsam mit dem Mitarbeiter an den Besprechungstisch setzen. Für ein gutes Gesprächsklima wichtig ist die Gewissheit, während des gesamten Gesprächsverlaufs völlig ungestört zu bleiben. Sämtliche Telefongespräche sollten daher für die Dauer des Gesprächs umgeleitet werden. Dadurch wird dem Mitarbeiter auch respektvoll signalisiert, dass er für diesen Zeitraum im Mittelpunkt steht.