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Unser Expertentipp 3: Das jährliche Mitarbeitergespräch - Die schriftliche Dokumentation

Letztes Mal haben Sie die Inhalte und Themenschwerpunkte des jährlichen Mitarbeitergesprächs kennengelernt. Nun geht es darum zu erfahren, wie die besprochenen Inhalte und getroffenen Vereinbarungen konserviert und zugänglich gemacht werden.
Zu diesem Zweck erfolgt eine schriftliche Dokumentation mittels einer Vorlage, auf der sich die notwendigen Daten des Mitarbeiters befinden und wo Ziele, Fördermaßnahmen und sonstige Vereinbarungen niedergeschrieben werden.


Ziele
Ihr Vorgesetzter informiert Sie über die Unternehmensziele des kommenden Geschäftsjahres, über die Ziele Ihrer eigenen Abteilung und schließlich welche Rolle Sie in Ihrer Position für die Erreichung dieser Ziele spielen. Sollte es hier zukünftig Änderungen in der Aufgabenstellung geben, so müssen diese schriftlich festgehalten werden. Bei der Definition von Sie als Mitarbeiter betreffenden Zielen muss darauf geachtet werden, dass sie so formuliert sind, dass nachträglich gemessen werden kann, ob und inwieweit diese erreicht wurden. Außerdem muss für die Ziele ein zeitlicher Rahmen bestehen, der genau Auskunft darüber gibt, bis wann eine bestimmte Aufgabe erledigt sein soll. Genauigkeit und Klarheit unterstützen hier den gesamten Prozess und schaffen auch Transparenz für alle weiteren Personen, für die die getroffenen Vereinbarungen nachvollziehbar sein sollten.

Fördermaßnahmen
Oben erwähnte Änderungen in der Aufgabenstellung können möglicherweise Anforderungen mit sich bringen, die Sie als Mitarbeiter aktuell noch nicht in der gewünschten Form bewältigen können. Die logische Folgerung daraus sollte sein, dass im gegenseitigen Einverständnis entsprechende Fördermaßnahmen definiert werden. Auch dies soll in der Dokumentation aufscheinen. Darüber hinaus dient der Gesprächsrahmen auch zur Klärung, ob und was Sie als Mitarbeiter an zusätzlicher Unterstützung oder auch Equipment am Arbeitsplatz benötigen, um Ihren Anforderungen bestmöglich gerecht zu werden.

Formalitäten
Die Dokumentation bezweckt wie oben erwähnt die Nachvollziehbarkeit und Klarheit der Vereinbarungen. Aus diesem Grund sollen auch beide Gesprächsteilnehmer ihre Unterschrift darunter setzen. Es kann jedoch durchaus auch sein, dass in Bezug auf ein bestimmtes Thema Unstimmigkeit herrscht und diese im Gespräch nicht ausgeräumt wird. Im Falle unterschiedlicher Auffassungen ist der Vorgesetzte allein für die Niederschrift verantwortlich und unterzeichnet diese auch allein. Der Mitarbeiter hingegen erklärt separat dazu schriftlich, warum die Niederschrift in dieser Form von ihm nicht unterzeichnet wurde. Auch diese Maßnahme dient der Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Wie Sie sehen, handelt es sich beim jährlichen Mitarbeitergespräch um eine komplexe Angelegenheit, deren gewissenhafte Planung, Durchführung und Dokumentation einen bestimmten Aufwand mit sich bringt.
Wir sind jedoch der Meinung, dass sich dieser Aufwand in jedem Fall bezahlt macht, da davon sowohl das Unternehmen, als auch Sie als dessen wichtigste Ressource profitieren.